Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

Datenschutzhinweise für Bewerbende

Mit diesen Datenschutzhinweisen möchten wir Sie über die Verarbeitung (z.B. Erhebung, Speicherung, Verwendung, Übermittlung, vgl. Art. 4 Nr. 2 DSGVO) Ihrer personenbezogenen Daten informieren, wenn Sie sich auf eine Stelle bei der HIU gGmbH (Health Innovation University of Applied Sciences) (nachfolgend „HIU“) bewerben.

In diesem Fall werden die in Ihrer Bewerbung enthaltenen und damit verbundenen personenbezogenen Daten erfasst und verarbeitet, um Ihre Bewerbung für eine mögliche Beschäftigung bei der HIU zu bewerten. Diese Datenschutzhinweise gelten auch für personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. LinkedIn) erhalten haben, oder für personenbezogene Daten, die Sie uns über andere Kanäle im Hinblick auf eine mögliche Beschäftigung zur Verfügung gestellt haben.

Sofern Sie sich über unsere Website bei uns bewerben, verweisen wir bei der Nutzung unserer Website zu reinen Informationszwecken und im Hinblick auf den Einsatz von Analyse- und Marketingtools, Cookies und vergleichbaren Technologien auf die https://www.hi-university.de/de/privacy-policy; die Sie umfassend informiert.

Wir möchten darauf hinweisen, dass bei einem unverschlüsselten Versand von Bewerbungen per E-Mail die Vertraulichkeit nicht gewährleistet werden kann. In der Regel können Sie sich auf unsere Stellen auch postalisch oder über unser Karriereportal bewerben.

1. Verantwortlicher

Ansprechpartner und sog. Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die HIU gGmbH (Health Innovation University of Applied Sciences), Brebacher Weg 15, Haus 2, 12683 Berlin, die per Post oder per E-Mail an info@hi-university.de kontaktiert werden kann.

1. Datenschutzbeauftragter

Bei Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit auch an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Dieser ist unter obiger postalischer Adresse sowie unter der E-Mail-Adresse datenschutz@hi-university.de (Stichwort: „z. Hd. Datenschutzbeauftragten“) erreichbar. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass bei Nutzung dieser E-Mail-Adresse die Inhalte nicht ausschließlich von unserem Datenschutzbeauftragten zur Kenntnis genommen werden. Wenn Sie vertrauliche Informationen nur mit dem Datenschutzbeauftragten austauschen möchten, bitten wir Sie über diese E-Mail-Adresse um eine direkte Kontaktaufnahme.

1. Zwecke und Daten, die wir verarbeiten

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zu den Zwecken des Bewerbermanagements und der Durchführung des Bewerbungsverfahrens sowie der Durchführung von Personalbeschaffungs­maßnahmen der HIU, zu denen insbesondere die Vorbereitung und Durchführung von Vorstellungs­gesprächen und Tests mit Bewerbenden, die Auswertung und Beurteilung der Ergebnisse sowie die sonstigen für die Personalbeschaffungs- und Einstellungsprozesse erforderlichen Maßnahmen gehören.

Abhängig von den veröffentlichten oder uns übermittelten Daten verarbeiten wir zu den genannten Zwecken in der Regel folgende personenbezogene Daten:

• Stammdaten: Vor- und Nachnamen, Anrede, ggf. Titel, Geburtsdatum, Anschrift;

• Kontaktdaten: E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Staatsbürgerschaft;

• Bewerbungsdaten: Qualifikationen, Auszeichnungen, Sprachfähigkeiten, Gehaltsvorstellung, Erfahrungen und Ausbildungen, ggf. Hobbies, ggf. Ihr Bild;

• Weitere personenbezogene Daten: Daten, die in den zur Verfügung gestellten Dokumenten (z.B. Lebenslauf, Motivationsschreiben) bzw. Informationen enthalten sind und/oder die in sozialen Plattformen wie LinkedIn/Xing sowie in Gesprächsnotizen genannt werden.

In Einzelfällen können auch sog. besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 Abs.1 DSGVO (z.B. Gesundheitsdaten) erhoben werden, wenn Sie uns diese übermitteln sollten.

Zu Ihren Bewerbungsdaten gehören außerdem, soweit zutreffend:

• Bewerbungs-Metadaten (insbesondere: Name/Nummer Stellenangebot, Eingangsdatum, Datum Absage bzw. Zusage, ggf. Absagegrund);

• Termindaten – für Interviews/Bewerbungsgespräche (insbesondere: Ort, Datum, Gesprächs­partner);

• Daten für Bewerbungsentscheidungen (insbesondere: Inhalte aus Bewerbungsterminen, Einschätzungen zum/r Bewerbenden, Bewerbungs­entscheidung);

• Zahlungsdaten (insbesondere: Kontoinhaber, Name des Kreditinstituts, IBAN, BIC, Verwendungszweck/Referenz, Währung, Zahlungsbetrag, Zahldatum, Wertstellung).

1. Quelle der Daten

Grundsätzlich erheben und verarbeiten wir für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung nur die von Ihnen uns zur Verfügung gestellten o.g. Daten.

Wir beziehen Daten über Sie ggf. auch aus anderen Quellen, z.B. Websites und anderen öffentlich zugänglichen Quellen im Internet sowie beruflichen Netzwerken. Darunter fallen z.B. Daten, die Sie im Rahmen eines Online-Profils (etwa bei LinkedIn, Xing, Google, Facebook) öffentlich gemacht haben.

1. Rechtsgrundlagen

Die Rechtsgrundlagen für diese Verarbeitung personenbezogener Daten sind:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 88 DSGVO, § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG, wenn die Verarbeitung für die Entscheidung über den Abschluss eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, sofern dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist.

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unsere berechtigten Interessen an der Durchführung des Bewerbungs­verfahrens, der Anwerbung, Bewertung und Auswahl von Bewerbenden für eine Beschäftigung und der Erstellung eines Kurzprofils, wenn wir die Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Google, LinkedIn, Xing, Facebook) für eine mögliche Beschäftigung erhalten oder wenn die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sind.

• Art. 6 Abs. 1 lit. b i.V.m. Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO, Art. 88 DSGVO, § 26 Abs. 3 S. 1 BDSG, wenn sog. besondere Kategorien personenbezogener Daten wie z.B. Daten zu Ihrer Gesundheit (z.B. Schwerbehinderungsstatus) verarbeitet werden.

• Art. 6 Abs. 1 lit. a bzw. Art. 6 Abs. 1 lit a i.V.m. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, sofern eine Einwilligung eingeholt wird (z.B. Bewerberpool).

1. Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden primär von unseren eigenen Beschäftigten zu den oben genannten Zwecken verarbeitet, mit denen Sie kommunizieren und nicht an Dritte weitergegeben.

Eine Weitergabe der von uns erhobenen Daten erfolgt grundsätzlich nur, wenn hierfür im konkreten Fall eine datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage vorliegt, insbesondere wenn:

• Sie nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben,

• die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung unserer Interessen oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse am Unterbleiben der Weitergabe Ihrer Daten haben,

• wir nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO zur Weitergabe rechtlich verpflichtet sind, insbesondere wenn dies aufgrund von verbindlichen Vorgaben (z.B. im Rahmen der Steuerprüfung durch die Finanzbehörden oder im Rahmen der Geldwäscheprävention), behördlichen Anfragen, Gerichtsbeschlüssen und Rechtsverfahren für die Rechtsverfolgung oder -durchsetzung erforderlich ist,

• dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen oder für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen.

Ihre personenbezogenen Daten und zur Verfügung gestellten Unterlagen werden von der HIU in einer internen Bewerberdatenbank von PERSONIO für den Bewerbungsprozess gespeichert. Auf diese Datenbank haben nur diejenigen Beschäftigten der HIU Zugriff, die notwendigerweise in das Bewerbungsverfahren eingebunden sind. Die Bewerbungsunterlagen werden grundsätzlich in der Personalabteilung gesichtet und ausgewertet und an den möglichen späteren Vorgesetzten weitergeleitet. Bei leitenden Positionen wird auch die Geschäftsführung mit einbezogen und Ihre Bewerbungsunterlagen an diese weitergeleitet.

In bestimmten Fällen müssen wir einen Teil Ihrer Daten, die wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeiten, an Empfänger außerhalb unseres Unternehmens weitergeben. Wir übermitteln die Daten insbesondere an folgende Empfänger oder Gruppen von Empfängern:

• Personio GmbH, Rundfunkplatz 4, 80335 München: Bereitstellung des Karriereportals und Verwaltung von Bewerbungen;

Dienstleister, die in unserem Auftrag tätig werden, verarbeiten teilweise Daten für uns. Sofern dies der Fall ist, schließen wir mit diesen einen sog. Auftragsverarbeitungsvertrag ab, durch den wir Dienstleister verpflichten, die Verarbeitung der Daten sorgfältig und nach unseren Weisungen vorzunehmen. Hierdurch verarbeiten die Dienstleister die Daten nach unseren Vorgaben und in unserem Auftrag, weswegen sie als Auftragsverarbeiter bezeichnet werden.

Darüber hinaus kann eine Weitergabe in Zusammenhang mit behördlichen Anfragen, Gerichtsbeschlüssen und Rechtsverfahren erfolgen, wenn es für die Rechtsverfolgung oder -durchsetzung bzw. die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Im Rahmen der Bearbeitung von Betroffenenanfragen kann auch eine Übermittlung an unseren externen Datenschutzbeauftragten erfolgen.

1. Karriereportal Personio

Zur Bereitstellung unseres Karriereportals unter https://hiu-ggmbh.jobs.personio.com/; und zur Verwaltung von Bewerbungen verwenden wir die Software Personio der Personio GmbH, Rundfunkplatz 4, 80335 München. Mit Personio haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen. Ihre Bewerbungsdaten werden von Personio verschlüsselt in Deutschland oder der Europäischen Union gespeichert und verschlüsselt übermittelt. Soweit Personio mit Unterauftragsverarbeitern zusammenarbeitet, deren Muttergesellschaft ihren Sitz nicht in der Europäischen Union haben, so gilt bei nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifizierten US-Unternehmen der Angemessenheitsbeschluss für die USA und/oder haben Personio und seine Unterauftragsverarbeiter Standardvertragsklauseln abgeschlossen und zusätzliche Maßnahmen zum Schutz der Daten ergriffen. Hierzu gehört insbesondere die Verschlüsselung der Daten mittels eines selbst erstellten Master-Verschlüsselungsschlüssels, der in der Sphäre von Personio bleibt.

Beim Besuch des Karriereportals werden auch Logfiles (Server-Logs, Error-Logs) angelegt, die Informationen über die automatisch übermittelten Verbindungsdaten (wie HTTP-Header, IP-Adresse und User-Agent) enthalten können und von Personio eigenverantwortlich verarbeitet werden. Hierfür verweisen wir auf die Erklärungen von Personio am Ende der Datenschutzerklärung auf dem Karriereportal. Rechtsgrundlage dafür sind die berechtigten Interessen von Personio an der Bereitstellung des Karriereportals, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit beim Aufruf unseres Karriereportals Informationen auf Ihrem Endgerät ausgelesen oder gespeichert werden (z.B. die Speicherung der Sprache in einem Cookie), so ist dies unbedingt erforderlich, um das Karriereportal bereitzustellen, und erfolgt auf Grundlage der Umsetzungsgesetze der ePrivacy-Richtlinie der EU-Mitgliedsländer, in Deutschland nach § 25 Abs. 2 TDDDG.

1. Bewerberpool / Talentpool

Wenn Sie nicht eingestellt werden, Ihre Bewerbung aber für zukünftige Stellen in unserem Unternehmen relevant sein könnte, werden wir Sie im Rahmen der Bewerbungsmanagementplattform oder per E-Mail um Ihre Einwilligung bitten, Ihre Bewerbung für weitere 12 Monate in unserem Bewerberpool zu speichern, um mit Ihnen für zukünftige Stellenangebote in Kontakt treten zu können. Danach werden Ihre Daten automatisch gelöscht oder Sie werden von uns kontaktiert und gefragt, ob wir Ihre Daten noch länger speichern und für Bewerbungszwecke verarbeiten dürfen. Sie können dieses Angebot ablehnen oder im Falle einer erteilten Einwilligung Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie sich mit uns in Verbindung setzen (Kontaktdaten siehe oben).

1. Übermittlung in Drittländer und geeignete Garantien

Die Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten können teilweise in sogenannten Drittländern (außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums) sitzen oder dorthin personenbezogene Daten übermitteln, also Ländern, deren Datenschutzniveau nicht dem der Europäischen Union entspricht.

Sofern ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (Art. 45 DSGVO) für diese Länder vorliegt, stützen wir die Datenübermittlung auf diesen. Dies betrifft etwa die Übermittlung nach Argentinien, Israel, Japan, Kanada, in die Republik Korea, nach Neuseeland, in die Schweiz, nach Uruguay oder in das Vereinigte Königreich. Im Fall der USA gilt dies nur, soweit sich der US-Empfänger für das EU-US Data Privacy Framework zertifiziert hat. Die Microsoft Corporation und LinkedIn Corporation haben sich zertifiziert.

Soweit für das entsprechende Land kein Angemessenheitsbeschluss erlassen wurde, haben wir entsprechende Vorkehrungen getroffen, um ein angemessenes Datenschutzniveau für etwaige Datenübertragungen zu gewährleisten. Hierzu zählen u.a. die Standardvertragsklauseln der Europäischen Union oder verbindliche interne Datenschutzvorschriften (Art. 46 DSGVO).

Wo dies nicht möglich ist, stützen wir die Datenübermittlung auf Ausnahmen des Art. 49 DSGVO, insbesondere Ihre Einwilligung oder die Erforderlichkeit der Übermittlung zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.

Sofern eine Drittlandübermittlung vorgesehen ist und kein Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien vorliegen, ist es möglich und besteht das Risiko, dass Behörden im jeweiligen Drittland (z.B. Geheimdienste) Zugriff auf die übermittelten Daten erlangen können, um diese zu erfassen und zu analysieren, und dass eine Durchsetzbarkeit Ihrer Betroffenenrechte nicht gewährleistet werden kann. Im Falle der Einholung Ihrer ausdrücklichen Einwilligung werden Sie hierüber ebenfalls informiert.

1. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten, solange dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Sofern kein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen begründet wird, werden die Daten maximal 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht, soweit eine längere Speicherung nicht gesetzlich oder im konkreten Fall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen für die Dauer eines Rechtsstreits erforderlich ist oder Sie uns Ihre Einwilligung für eine längere Speicherung im Bewerberpool / Talentpool erteilt haben.

Kommt es im Anschluss an das Bewerbungsverfahren zu einem Beschäftigungsverhältnis, werden Ihre Daten, soweit erforderlich und zulässig, in die Personalakte überführt. Für das Beschäftigungsverhältnis nicht erforderliche Daten werden vor der Überführung gelöscht oder zurückgegeben. Überführte Bewerbungsdaten werden gelöscht und vernichtet, wenn Ihr Beschäftigungsverhältnis wieder beendet ist und seit Schluss des Jahres der Beendigung weitere drei Jahre verstrichen sind. Darüber hinaus müssen wir Ihre Daten teilweise noch aus buchhalterischen Gründen speichern. Wir sind dazu wegen gesetzlicher Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten verpflichtet, die sich insbesondere aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung ergeben können. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung von Unterlagen betragen zwei bis zehn Jahre.

1. Pflicht zur Bereitstellung und mögliche Folgen der Nichtbereitstellung der Daten

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses ist erforderlich, um die Bewerbung zu prüfen und eine Entscheidung über die Einstellung treffen zu können. Sie sind jedoch nicht gesetzlich oder vertraglich verpflichtet, uns Ihre Daten zur Verfügung zu stellen, sondern dies erfolgt freiwillig im Rahmen Ihrer Bewerbung. Sollten Sie jedoch bestimmte Informationen, die für den Bewerbungsprozess notwendig sind, nicht bereitstellen, kann dies dazu führen, dass wir Ihre Bewerbung nicht angemessen und vollständig prüfen oder nicht weiter berücksichtigen können.

1. Ihre Rechte in Bezug auf Datenverarbeitungen

Ihnen stehen jederzeit bei Vorliegen der jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen die in den Art. 7 Abs. 3, Art. 15-22 DSGVO formulierten Betroffenenrechte zu:

• Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO);

• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten (Art. 21 DSGVO);

• Recht auf Auskunft über Ihre bei uns verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO);

• Recht auf Berichtigung Ihrer bei uns unrichtig gespeicherten Daten (Art. 16 DSGVO);

• Recht auf Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO);

• Recht auf Beschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten (Art. 18 DSGVO);

• Recht auf Datenübertragbarkeit Ihrer Daten (Art. 20 DSGVO);

• Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die rechtliche Wirkung entfaltet oder in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, gegebenenfalls einschließlich des Rechts auf Erwirkung des Eingreifens einer Person seitens des Verantwortlichen, auf Darlegung des eigenen Standpunkts und auf Anfechtung der Entscheidung (Art. 22 DSGVO).

Widerrufsrecht (Art. 7 Abs. 3 DSGVO):

Sie haben das Recht, eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit uns gegenüber zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO):

Allgemeiner Widerspruch: Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) oder Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO verarbeiten, können Sie jederzeit der Verarbeitung aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Widerspruch bei Direktwerbung: Soweit wir Ihre Daten zu Zwecken der Direktwerbung verarbeiten, können Sie der Verarbeitung jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Geltendmachung Ihrer Rechte:

Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine formlose Mitteilung an die oben genannten Kontaktdaten.

Um diese Rechte auszuüben, wenden Sie sich bitte wie oben beschrieben an uns. Soweit die entsprechenden gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, werden wir Ihrem Datenschutzbegehren nachkommen. Ihre Anfragen zur Geltendmachung von Datenschutzrechten und unsere Antworten darauf werden zu Dokumentationszwecken bis zu drei Jahre aufbewahrt, und im Einzelfall auch länger, wenn ein Grund zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen besteht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, basierend auf unserem Interesse an der Abwehr etwaiger zivilrechtlicher Ansprüche gemäß Art. 82 DSGVO, der Vermeidung von Bußgeldern gemäß Art. 83 DSGVO und der Erfüllung unserer Rechenschaftspflicht gemäß Art. 5 Abs. 2 DSGVO.